Persondatapolitik i Vershuset

1. Om Spillestedets Vershusets persondatapolitik.

I dette dokument beskrives, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger. Det er vores klare mål at skabe åbenhed omkring vores persondatabehandling samt beskytte informationer i overensstemmelse med lovgivningen.

Denne persondatapolitik vil blive opdateret efter behov.

2. Hvad er Personoplysninger?

Personoplysninger omfatter enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Der er to typer personoplysninger: Følsomme personoplysninger og Almindelige personoplysninger.

Følsomme oplysninger er: race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske og biometriske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Almindelige personoplysninger er: Alle andre oplysninger som ikke er ”følsomme”. Herunder navn, adresse, økonomiske forhold, kundeforhold osv. CPR kan jf. Persondatalovens §11 behandles, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov og betragtes ikke som følsom oplysning.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formål?

Da Vershuset er en forening, så skal vi være i besiddelse af et medlemskartotek.

Disse informationer er:

• Navn og efternavn
• Adresse
• E-mail adresse

4. Hvordan indsamler vi oplysninger?

Indsamling af personoplysninger kan ske på en af de følgende måder:

• Ved udfyldelse af medlemskort til foreningen.

5. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?

Jf. Bogføringslovens §10 opbevarer vi personoplysningerne i 5 år, regnet fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor medlemskabet har været aktivt.

6. Hvem har adgang til oplysningerne?

Kun betroede personer med saglige formål kan have adgang til alle eller dele af lagrede persondata. Disse er:

• Foreningens kasserer samt revisor.

7. Videregivelse af oplysninger.

Vershuset videregiver ikke oplysninger om medlemmer.

8. Opbevaring af data og Databehandlere

Alle oplysninger omkring medlemmer er registreret på en PC ejet af Vershuset, der er sikret på behørig vis.

9. Cookies og logfiler

Der registreres ikke cookies eller logfiler på foreningens hjemmeside.

10. Dine rettigheder

Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:

1. Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).
   Man har som udgangspunkt ret til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er og hvem der modtager/behandler oplysningerne. Denne Persondatapolitik indeholder som udgangspunkt alle disse informationer.
2. Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
   Man kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler samt en evt. udskrift eller kopi af de indsamlede oplysninger.
3. Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
   Hvis man mener, at oplysninger vi har om pågældende er forkerte, unøjagtige eller mangelfulde, kan man bede om at få oplysningerne rettet.
4. Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
   Hvis man mener, at de oplysninger vi har om pågældende ikke er nødvendige i forhold til det formål, som de oprindelig er indsamlet til, kan man bede om at få oplysningerne slettet. Vær dog opmærksom på, at vi har pligt og ret til at opbevare visse personoplysninger for at overholde reglerne i Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjer samt bogføringspligten.
5. Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet).
   Man har som udgangspunkt ret til at modtage oplysninger om sig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og man har ret til at overføre disse oplysninger til en anden virksomhed.
6. Retten til at gøre indsigelse

Man har ret til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til bl.a. direkte markedsføring og profilering. Vi bruger dog ikke profilering og evt. markedsføring vil altid være knyttet til et eksplicit samtykke.

Ved henvendelse til os vedr. et af ovenstående punkter (indsigt, berigtigelse, sletning mm.) får man senest en måned efter en besked om, hvad vi gør ved henvendelsen. Hvis man f.eks. beder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, vil vi normalt undersøge, om alle betingelser er opfyldt, herunder om der er hjemmet i lovgivningen for fortsat behandling af data. Hvis vi vurderer, at indsigelsen er berettiget, sørger vi for at imødekomme anmodningen.

11. Samtykke

For at kunne indsamle persondata til andre formål, f.eks. ved tilmelding til vores nyhedsmail, kan vi gøre brug af samtykke, hvis det er nødvendigt.

I forbindelse med samtykkeafgivelsen vil man blive informeret om detaljerne, herunder formål og tilbagekaldelsesprocessen. Generelt gælder det dog, at man skal kunne tilbagekalde samtykket på en ligeså enkel og tilgængelig måde, som samtykke oprindeligt er givet.

Derudover er samtykket altid specifikt med en klar angivelse af, hvad samtykket meddeles til.

12. Sikkerhed

Vi sørger naturligvis for at data opbevares sikkert og diskret. Vores sikkerhedsforanstaltninger deles op i de organisatoriske og de tekniske foranstaltninger.

Vores interne IT-systemer (PC’er mm.) er yderligere beskyttet med adgangskoder, opdateret antivirusprogram og firewall og evt. fysisk materiale opbevares aflåst. Ved destruering eller reparation af IT-udstyr, sørges der for, at oplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab.

13. Klager og kontaktinfo

Klager over foreningens behandling af personoplysninger, indsigelser samt spørgsmål vedr. foreningens persondatapolitik rettes til dataansvarlig:

Vershuset
Fåborgvej 6
4700 Næstved
post@vershuset.dk
Telefon: 55 73 55 09
CVR: 48962416